一般社団法人蔵前工業会 個人情報保護規程
 
第1条 個人情報保護規程の目的
蔵前工業会(以下当会という)の所有するあるいはこれから収集する当会会員の個人情報を適正に管理し、保護するための規程としてこれを定める。
 
第2条 個人情報の定義
会員の個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できることとなるものも含む)。  
 
第3条 個人情報の収集
随時入会希望者ならびに学生の入会希望者からの個人情報は当該個人の申し出を受け、本人から当会の「個人情報保護ポリシー」の同意を得た後、入手する。
 
第4条 個人情報の利用目的
当会が所有する個人情報は、当会の事業活動(たとえば会費の徴収、本部あるいは支部総会への案内等)および会員へのサービス(たとえば蔵前ジャーナルの配布、イベントの案内、資料送付等)とこれらに付随する業務を行う目的の範囲内で利用する。
 
第5条 個人情報の提供
当会が所有する会員の個人情報は、次の場合以外は、第三者に提供や開示をしない。
一 会員の同意がある場合
二 法令に基づく場合
三 東京工業大学から要求がある場合
四 委託先と守秘義務契約を締結した上で、適正な管理・監督のもとに業務委託等を行う場合
 
第6条 個人情報の維持、管理
個人情報管理総括責任者を事務局長とし、当会の個人情報の全てに関し、管理・監督する。
2 問合せ窓口を設置し、会員担当者がその任に当たる。
一 個人情報に関し、会員からの問合せに対しては、その内容と措置を速やかに文書化して関係者へ報告する。
二 問合せに対しては、当会の会員であることを何らかの手段で認知するものとする。
三 認知できない場合は、その旨を問合せ者に知らせ、応対を終了する。
四 個人情報に関する重大な事項の回答は、郵便をもって行う。
3 個人情報は、原則個人情報データベースに格納するものとする。
4 個人情報データベースの維持、管理のために、システム担当者を置く。
5 個人情報データベースへのアクセスは、事務局内の限定した者とし、事務局長が任命する。
一 アクセス権が与えられた者に対しては、個人情報データベースへのアクセス認証のため、IDおよびパスワードを与える。
二 アクセス権を与えられた者は、認証用のID、パスワードを他人に与えたり教えたりしてはならない。
三 アクセス権を与えられた者が、その任を解かれた場合、その者が持つID、パスワードを速やかに削除する。
四 新たにアクセス権を与える者に対しては、新たなIDとパスワードを与えるものとする。
五 アクセス認証用のパスワードは、状況の如何に係わらず1年ごとに新しいものに更新する。
六 IDとパスワードの発行ならびに管理は、前項のシステム担当者が、個人情報管理総括責任者と連携し行う。
七 アクセス権を与えられた者は、業務に必要な時に限り個人情報データベースにアクセスするものとする。
八 アクセス権を与えられた者は、業務上知りえた個人情報を、個人情報管理総括責任者の許可なく何人にも教えたり漏洩してはならない旨の守秘義務履行について当会と文書で取り交わす。
6 業務上必要なものとして、個人情報を紙などに出力した場合は、当該業務終了後速やかに、シュレッダーで処理をして廃棄する。
7 個人情報に関するデータの処理は当会事務局並びに個人情報管理総括責任者が認めた場所に限定して行うものとし、個人所有のコンピュータでは行わない。
8 支部関係者が支部活動の一環として、当該支部会員の個人情報データベースの一部にアクセスすることを許可する。
 一 当該支部長は当該支部の個人情報管理責任者(以下支部情報管理者)を定め、当会本部へ報告する。
 二 当会本部は支部情報責任者に個人情報データベースへのアクセス認証用のIDとパスワードを与える。支部情報管理者はこれを用いて個人情報データベースへアクセスするものとする。当該支部の会員の個人情報データベースへのアクセスは、支部情報管理者に限定する。
三 支部情報管理者に対しても、5項の五から七を適用する。
9 会員の個人情報の正確性を維持するため、会員は本人の情報に変更があったときは、第7条のいずれかの方法で、個人情報データベースへ速やかに対応させるものとする。
10 規定にないケースで個人情報を処理せざるを得ないときは、個人情報管理総括責任者と相談し対応するものとする。
 
第7条 会員からの開示、訂正の要求
会員本人の個人情報の開示、訂正要求は会員自らが当会ホームページを使って申請する。ホームページによる申請ができない場合は、当会事務局問合せ窓口を経由して行う。
一 当会事務局は前項の開示、訂正要求に対して必要と認めたときは、開示・訂正書式をその会員に郵便または電子メールで送付する。会員は送付された書式に必要事項を記入し、当会事務局に郵便または電子メールで返送する。
二 当会事務局は申請内容をチェックし、瑕疵がなければ請求に従って、当該会員の該当する個人情報の項目を開示ないしは訂正をおこなう。
三 開示の場合は、要求された開示項目を郵便または電子メールで送付する。
四 訂正の場合は、訂正した個人情報データベースの該当項目を当該会員へ通知する。
 
第8条 支部からの訂正要求
各支部の支部情報管理者は支部所属の会員について、支部活動で得られた当該支部の会員情報に基づき、本部に訂正を要求することができる。但し、この場合本人の同意を前提とする。
2 訂正要求は支部情報管理者が、訂正情報を取りまとめ書類あるいはメディアに入力して当会事務局長へ郵便または電子メール等で送付する。
3 送付されたデータを事務局長が受理したら、事務局長は速やかに当該支部会員の要求された情報について訂正を行う。
4 訂正処理が実施されたら、事務局長は当該支部情報管理者に連絡する。
 
第9条 委託業者の管理・監督
利用目的の遂行のために業務を業者に委託する場合(たとえば蔵前ジャーナルの配送、蔵前カードでの会費徴収等)、あらかじめ委託業者と守秘契約を締結し、個人情報の漏洩、紛失がないよう委託業者に管理・監督を徹底させる。
 
第10条 規程の改定
社会環境の変化や法律の改定に対応した本規程の更新はもとより、本規程での個人情報保護に関し問題の発生や対応が取れない等の事態が生じたら可及的速やかに、本規程を改定するものとする。
2 改定に当たっては、理事会の承認を得るものとし、理事会承認後に改定が有効となる。
3 改定の内容については、可及的速やかに当会ホームページと蔵前ジャーナルで会員に告知する。
 
 
制定日 2012年4月1日
 
 個人情報保護関連窓口
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